“Einfach etwas anders machen wäre nicht nur zu einfach, sondern riskant”

Der unmittelbare und persönliche Kontakt zur Zielgruppe ist der entscheidende Pluspunkt der „Live Communication“. Fortschrittliche Veranstaltungsformate setzen hier auf Interaktivität und Partizipation. Fast zwei Drittel der inländischen Veranstalter nehmen nach einer Studie der deutschen Kongresswirtschaft diese Herausforderung an. Wer also auch künftig im Medien-Mix mit Veranstaltungen punkten will, muss rasch handeln!

Claus Bühnert, Inhaber von Claus Bühnert Kongressentiell, möchte Verlage zu “mehr” Veranstaltung inspirieren. Wir haben im Vorfeld des Seminars “Kompetentes Kongress- und Tagungsmanagement” am 8. März 2016 in Frankfurt mit ihm gesprochen, um herauszufinden was sie aussmacht, DIE Veranstaltung – sowohl als Produkt, aber auch als Projekt und Marketingobjekt.

Veranstaltungen gibt es heutzutage wie Sand am Meer. Wie kann man sich vom Bewerberfeld am besten abgrenzen?

Bei einer Veranstaltung ist es wie bei einer anderen Dienstleistung oder wie bei einem Produkt. Zunächst muss recherchiert und sondiert werden, was überhaupt nachgefragt wird. Bedarf und Bedürfnisse der Zielgruppe respektive der potenziellen Teilnehmer müssen Ausgangspunkt aller Überlegungen sein.

Einfach etwas anders machen als der Wettbewerb wäre nicht nur zu einfach, sondern riskant. Womöglich hat sogar ein Wettbewerber das bessere Konzept. Man sollte also in Erfahrung bringen, was die gefragten Inhalte sind, welche Kommunikationsform ankommt und welche Veranstaltungsarten bevorzugt werden.

Wie? Man fragt die (potenziellen) Teilnehmer, Marktforschung also, mit überschaubarem Aufwand. Dazu gibt es erprobte Instrumente, die man einfach einsetzen kann. Übrigens – der beste Weg am Ende ist, den Teilnehmern nicht nur einmal, sondern immer wieder etwas Neues zu bieten, thematisch und gestalterisch, bevor sie das woanders kennen und schätzen lernen.

Was raten Sie Neueinsteigern?

Überraschungseffekte. Mal vorsichtig anfangen, konservative Programmstruktur, herkömmliche Veranstaltungsarten – wie will man so Aufmerksamkeit bekommen?

Punkten kann man mit interaktiven und partizipativen Veranstaltungsformaten, wovon es mittlerweile mehr gibt als herkömmliche. Aber auch eine frühe inhaltliche Auseinandersetzung mit der Zielgruppe über die Themen der Veranstaltung sorgt für Resonanz, wenn man die richtigen Methoden ergreift. Das ist dann übrigens ganz im Sinne von Content Marketing.

Worauf muss man bei der Eventplanung und Durchführung besonders achten?

Eine Veranstaltung ist ein Projekt. Das verlangt strukturiertes Arbeiten, ein strenges Timing und ein aussagekräftiges Controlling. Projektmanagement, wie es Unternehmen und Organisationen aus anderen Zusammenhängen längst kennen und umsetzen, gilt analog für die Veranstaltungsplanung und -durchführung, von der Zielsetzung bis zur Dokumentation.

Was ist der größte Fehler, den man im Tagungs- und Kongressmanagement machen kann?

Zu glauben, das sei etwas für Autodidakten. Nicht weniger schlimm: Den Workflow anderer Geschäftsbereiche einfach zu klonen.

Hashtags, Twitter-Walls, Facebook Fan Pages – Nice-to-have or Must-Have?

Die Erfolgsgeschichte dieser Kommunikationsräume ist so beindruckend wie verführerisch. Für die Veranstaltungswelt sind sie allerdings nur als Instrument neu.

Was passiert damit? Es wird Content generiert. „User generated Content“ kennt man schon seit Jahrzehnten bei wissenschaftlichen Kongressen, wenngleich nicht unter diesem Begriff. Es ist dennoch nicht alter Wein in neuen Schläuchen, sondern eine Kommunikationsform, mit der inhaltliche Auseinandersetzung in der Vor- und Nachbereitung einer Veranstaltung schneller, unkomplizierter und auch etwas freimütiger erfolgen kann. Und es sorgt für eine deutlich größere Reichweite. Freilich kann man es nicht sich selbst überlassen, sondern muss moderieren – vor, während und nach der Veranstaltung.

Alle Informationen rund um die Veranstaltung “Kompetentes Kongress- und Tagungsmanagement” mit Claus Bühnert finden Sie hier.