Prozessoptimierung – auch in Zeiten von Homeoffice
Dr. Marco Olavarria, Geschäftsführender Gesellschafter Berlin Consulting, ist Referent der VDZ Akademie ONLINE und führt am 12. Mai per Webinar durch das Thema Prozessoptimierung für Verlage und Medienunternehmen. Hier gibt er erste Einblicke, was Sie erwarten können.
VDZ Akademie: Gerade in der aktuellen Situation müssen viele Prozesse überdacht werden. Wo liegen nach Ihrer Erfahrung die größten Herausforderungen, wenn ein Medienunternehmen seine Prozesse optimieren möchte?
Dr. Olavarria: Schon in mehr oder weniger normalen Zeiten liegen die großen Potenziale in der bereichsübergreifenden Optimierung der Prozesse. Viel zu häufig kennen die Prozessbeteiligten in Abteilung A die Anforderungen der Bearbeitungsschritte in Abteilung B nicht. Und die Bearbeiter in Abteilung C wissen nicht, was sie tun müssten, um die Kollegen in Abteilung B so zu befähigen, dass der Prozess insgesamt schlank und effizient durchgeführt wird. Die erste große Herausforderung ist es daher, eine wirkungsvolle Optimierung entlang des Gesamtprozesses zu organisieren. Das geht nur, indem man Prozessbeteiligte entlang des gesamten Prozesses einbindet, also zum Beispiel vom ersten Schritt der Planung bis zur Auswertung der Ergebnisse eines Prozesses.
Ich kann mir vorstellen, dass man so einige Verbesserungspotenziale findet. Aber wie gelangt man von der Erkenntnis zur Umsetzung?
Ich habe es noch nicht erlebt, dass ein funktionsübergreifendes Team keine Ideen für spürbare Verbesserungen entwickelt hat. Im Gegenteil, die Beteiligten freuen sich über die Zusammenarbeit über die Bereichsgrenzen hinweg. Wichtig ist, dass man Prozessexperten, also diejenigen, die den Prozess Tag für Tag durchführen, einbindet. Mit ein wenig methodischer und moderierender Unterstützung entstehen viele Ideen. Diese werden dann gemeinsam darauf geprüft, ob sie praktikabel und umsetzbar sind. So gewinnt man Fürsprecher für die Umsetzung, die zudem genau wissen, was nun anders als bisher gemacht werden muss und warum das insgesamt sehr viel Sinn macht. Schließlich bedeutet Prozessoptimierung, dass Menschen ihre Gewohnheiten umstellen müssen. Das ist nicht einfach und gelingt nicht, bloß weil ein Berater oder eine Führungskraft beteuert, dass dies nun einmal jetzt angezeigt sei.
Und das funktioniert auch mit Mitarbeitern, die keine Prozessdesign-Experten sind?
Nicht automatisch, es denkt ja tatsächlich nicht jeder in Abläufen und Prozessen. Aber mit ein wenig Training des Teams und der Vergabe von individuellen Rollen im Team schon. Wir durchlaufen hierzu den Prozess von Prozessstation zu Prozessstation mit dem Team und jeder schaut aus seiner Rolle auf den Prozess. Ein Teammitglied achtet vielleicht besonders auf unnötige Liege- und Rüstzeiten. Ein anderes auf die Fehlerquellen. Und das dritte Teammitglied auf unnötige Kosten und so weiter. In Summe werden so die relevanten Aspekte abgedeckt und eine Fülle von Ansätzen erkannt.
Aber wie macht man das in Zeiten von Homeoffice?
Mit den richtigen digitalen Tools ist auch das kein Problem. Wir arbeiten sehr gern mit Stormboard. Mit diesem Tool können wir dem Ist-Prozess mit minimalem Aufwand dokumentieren, jede Arbeitssitzung strukturiert vorbereiten und die Teammitglieder können ihre Ansätze und Ideen selbst einbringen. Sie können aber auch Zusammenhänge aufzeigen, bewerten und über Prioritäten abstimmen. Einiges funktioniert damit sogar besser als im klassischen Workshop mit Kärtchen und Co.
Webinar: Prozesse optimieren: schnell, wirkungsvoll, auch von zu Hause
Mit Dr. Marco Olavarria, Geschäftsführender Gesellschafter, Berlin Consulting
Am 12. Mai, 10 – 12 Uhr. Klicken Sie hier, um sich anzumelden.
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