Zeit sparen durch transparentes Controlling, Forecasting und Reporting

Der Markt und der Wettbewerb werden komplexer, unsicherer und schneller. In diesem Umfeld müssen alle Unternehmensbereiche ihre Entscheidungen so weit wie möglich auf konkreten Fakten aufbauen. Sie müssen Transparenz schaffen und unterschiedlichste Lösungskonzepte entwickeln bzw. kalkulieren.

Eine übergreifende Kultur der Kostensteuerung und -kontrolle stellt hier Transparenz her und hilft dem gesamten Unternehmen, kontinuierlich Ineffizienzen zu entdecken und Verbesserungsmaßnahmen zu implementieren. Wie ein flexibles Planungs- und Berichtswesen aussehen kann und auf welche erfolgskritischen Parameter man sich dabei fokussieren sollte, erfahren Teilnehmer im Seminar “Transparentes Controlling: So machen Sie ihre Teams kostenbewusst!“.

Wir sprachen im Vorfeld mit dem Referenten und Experten für Unternehmensplanung und –reporting im Bereich Medien- und Dienstleistungsunternehmen, Hans-Georg Rebattu.

Bei einigen Verantwortlichen kommen durch Zeitknappheit und andere Herausforderungen ein regelmäßiges Controlling und Forecasting zu kurz. Was sagen Sie dazu?

Dieses Phänomen ist nicht neu, das hört man immer wieder. Dort, wo jedoch Planung und regelmäßiges Reporting fest im Unternehmen verankert sind, wird tatsächlich nicht Zeit verloren, sondern im Gegenteil Zeit gespart. Die kritischen Punkte kommen schneller ans Licht und können dadurch mit weniger Aufwand bearbeitet werden, als wenn das Kind erst in den Brunnen gefallen und wertvolle Zeit ungenutzt verstrichen ist.

Ist Controlling „reine Chefsache“?

Ganz sicher nicht. Jede Führungskraft kann das Controlling nutzen, um den eigenen Bereich effizient zu steuern. Und auch jeder Mitarbeiter ohne Führungsverantwortung profitiert vom Controlling, wenn er es nutzt, um den eigenen Verantwortungsbereich transparent zu machen, zum Beispiel, wenn er an den Vorgesetzten berichtet.

Wie häufig sollte ein Reporting stattfinden? Wer sollte involviert sein?

Bewährt hat sich ein monatlicher Turnus, in dem das Controlling und der jeweilige Fachbereich die großen Themen und die Zahlen des vergangenen Monats kurz durchsprechen. Viele Unternehmen tragen die Ergebnisse dieser Reporting-Meetings dann im Rahmen der Geschäftsleitungs-Meetings zusammen, wo selektiv nur noch über die größten und bedeutendsten Projekte berichtet wird.

Wie könnte ein möglicher Reporting-Prozess aussehen?

Das Controlling gibt den Fachbereichen meistens Form und Umfang für die Berichterstattung vor. Schön ist, wenn die Vorlagen gemeinsam erarbeitet werden. Typischerweise gibt es auch einen Terminkalender, in dem feste Regeltermine vereinbart werden, so dass jeder nicht nur weiß, WAS, sondern auch BIS WANN er liefern soll. Die Inhalte des Reports bestimmen dann den Umfang des Reporting-Gesprächs. Ist alles in Ordnung, kann man es kurz und knapp halten. Wenn nicht, dauert es etwas länger.

Welche Tools können hierbei wie unterstützen?

Ich empfehle meinen Kunden immer, mit „Ampeln“ zu arbeiten: „Rot“ heißt „ich habe ein Problem und brauche Hilfe“. „Gelb“ heißt „es ist schwierig, aber wir kriegen das hin“. Und „Grün“ heißt „alles in Ordnung.“ Dafür kann der- oder diejenige dann auch gerne mal gelobt werden.